Assemblée de copropriétaires au Mexique : fonctionnement pas à pas

Comment fonctionne une assemblée de copropriétaires (asamblea de condóminos) ? C'est la réunion des propriétaires de la copropriété et son organe suprême de décision : on y vote les cotisations, le budget, les travaux, et on y nomme ou révoque l'administrateur. Elle se déroule en huit étapes : une personne habilitée convoque avec un ordre du jour, la convocation est notifiée à l'avance (à Mexico, sept jours calendaires pour une assemblée ordinaire), on fait l'appel des présents, on vérifie le quorum selon la convocation (75 %, majorité simple ou les personnes présentes), on désigne le président, le secrétaire et les scrutateurs, on débat et vote chaque point avec des voix pondérées selon l'indiviso (la quote-part de chaque lot), on rédige le procès-verbal (acta) et on notifie à tous les décisions prises. Si une étape est défaillante, la décision peut être contestée. Ce guide prend pour référence la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles de la Ciudad de México et vous indique quoi vérifier si vous vivez dans un autre État.

Qu'est-ce que l'assemblée de copropriétaires et que peut-elle décider ?

Lorsqu'un immeuble est constitué sous le régime de propriété en condominio (copropriété), chaque propriétaire détient en propre son lot et est copropriétaire des parties communes (parkings, ascenseurs, jardins, toit-terrasse, citerne). Les décisions concernant ces espaces partagés ne sont prises ni par l'administrateur ni par le voisin le plus actif : elles relèvent de l'Asamblea General des condóminos. La loi de Mexico le dit sans détour dans son article 29 : « L'organe suprême du condominio est l'Assemblée générale ».

L'article 33 de cette même loi énumère ses pouvoirs. Ceux qui pèsent le plus sur votre portefeuille et votre quotidien sont :

• Fixer les cotisations ordinaires, extraordinaires et du fonds de réserve, ainsi que le mode de recouvrement. Pour comprendre comment elles se calculent, consultez notre guide sur la cuota de mantenimiento (charges de copropriété).
• Nommer, ratifier et révoquer l'administrateur, qu'il s'agisse d'un copropriétaire ou d'une société professionnelle, et fixer sa rémunération ainsi que la caution qu'il doit fournir.
• Nommer et révoquer le Comité de Vigilancia (comité de surveillance), qui contrôle l'administrateur.
• Approuver le budget annuel et les états de comptes semestriels présentés par l'administrateur.
• Ordonner des audits lorsque les états financiers ne concordent pas.
• Approuver ou modifier le règlement intérieur et modifier l'acte constitutif (escritura constitutiva).
• Décider des mesures de sécurité, de surveillance et d'usage des parties communes, y compris les règles sur les animaux de compagnie ou la location saisonnière.

Il existe une limite importante : les décisions s'imposent à tous les copropriétaires, y compris les absents et ceux qui ont voté contre (art. 32, fr. IV), mais uniquement si elles ont été prises conformément à la loi, à l'acte constitutif et au règlement. Par exemple, l'assemblée peut restreindre l'électricité ou le gaz des parties communes financées par les cotisations pour un copropriétaire en retard de paiement, mais elle ne peut jamais couper l'eau potable (art. 33, fr. XII).

Types d'assemblée : ordinaire, extraordinaire et autres

Toutes les assemblées ne se valent pas. Le type détermine le délai de convocation nécessaire, les sujets qui peuvent être traités et la majorité requise pour que la décision soit valable.

En pratique, beaucoup de copropriétés ne tiennent pas quatre assemblées ordinaires par an et se limitent à une ou deux. Cela n'annule pas automatiquement ce qui est décidé, mais c'est un signe d'une administration peu transparente et cela vous prive du cadre pour examiner les comptes.

Pas à pas : de la convocation au procès-verbal

Voici le déroulé complet d'une assemblée de copropriétaires bien menée. Utilisez-le comme check-list : si vous faites partie du Comité de Vigilancia, pour l'organiser ; si vous êtes copropriétaire, pour détecter une éventuelle irrégularité.

1. Qui peut convoquer

Selon l'article 32, fraction III, peuvent convoquer l'Assemblée générale :

• L'administrateur.
• Le Comité de Vigilancia.
• Un groupe de copropriétaires, en faisant attester la convocation auprès de la Procuraduría Social (PROSOC) : au moins 20 % dans les copropriétés de 2 à 120 lots, 15 % de 121 à 500 et 10 % pour celles de plus de 501.
• La PROSOC, lorsqu'il n'y a pas d'administration, en vertu d'une décision judiciaire ou à la demande d'au moins 10 % des copropriétaires si l'administrateur ou le comité refusent de convoquer.

Les copropriétaires en situation d'impayés, selon le rapport de l'administration, n'ont pas le droit de convoquer.

2. Rédiger et notifier la convocation

La convocation doit indiquer qui convoque, le type d'assemblée, la date, l'heure et le lieu (dans la copropriété ou à l'endroit fixé par le règlement) ainsi que l'ordre du jour. Ce qui ne figure pas à l'ordre du jour ne devrait pas être voté : le classique « questions diverses » sert à échanger, pas à faire adopter par surprise une cotisation extraordinaire.

La notification se fait en personne, par affichage à un endroit visible ou sur la porte de la copropriété, ou en la déposant dans chaque lot. Pour une assemblée ordinaire, sept jours calendaires à l'avance avant la première convocation. Une extraordinaire d'extrême urgence peut être convoquée avec le préavis que les circonstances exigent. Il est conseillé que la même convocation fixe les trois horaires : par exemple 19 h 00, 19 h 30 et 20 h 00, car trente minutes doivent s'écouler entre chaque convocation.

3. Feuille de présence et procurations

Chaque copropriétaire présent ou son représentant signe la feuille de présence, qui est annexée au registre des procès-verbaux ; qui ne signe pas ne compte pas pour le quorum (art. 31, fr. II). Si le règlement intérieur l'autorise, vous pouvez envoyer quelqu'un avec une procuration simple (carta poder), mais une même personne ne peut représenter plus de deux copropriétaires et l'administrateur ne peut jamais représenter un copropriétaire (art. 31, fr. IV).

4. Vérifier le quorum et déclarer l'assemblée ouverte

Avec la feuille signée, on vérifie si le quorum est atteint pour la convocation en cours (nous le détaillons dans la section suivante). Si oui, l'assemblée est déclarée ouverte ; sinon, on attend la convocation suivante.

5. Désigner le bureau : président, secrétaire et scrutateurs

L'assemblée désigne la personne qui la préside. Le secrétaire est généralement l'administrateur ; à défaut, la personne prévue par le règlement ou choisie par l'assemblée. Les scrutateurs comptent les votes (art. 31, fr. I). Que le président ne soit pas l'administrateur favorise une discussion plus libre de ses comptes.

6. Traiter l'ordre du jour et voter

Chaque point est traité dans l'ordre annoncé : rapport, discussion et vote. Les résolutions sont prises à la majorité simple des votes, sauf si la loi, l'acte constitutif ou le règlement exigent une majorité spéciale. Attention : les votes ne sont pas comptés par personne, mais selon l'indiviso.

7. Rédiger et signer le procès-verbal

Le secrétaire consigne le procès-verbal dans le registre des procès-verbaux autorisé par la PROSOC. Il est signé par le président, le secrétaire, les membres présents du Comité de Vigilancia et tout copropriétaire qui le demande. S'il n'y a pas de registre, le procès-verbal peut être établi sur des feuilles volantes, en le mentionnant, et la PROSOC doit en être informée dans un délai maximum de 15 jours ouvrables. Le procès-verbal doit indiquer le lieu, la date, l'heure de début et de clôture, l'ordre du jour, la liste des présents, les signatures, le déroulement et les décisions (art. 31, fr. VIII).

8. Notifier les décisions (et les faire protocoliser quand il le faut)

L'administrateur doit informer par écrit chaque copropriétaire des décisions dans un délai de 7 jours ouvrables. Si la décision modifie l'acte constitutif (escritura constitutiva), le procès-verbal est protocolisé devant notaire et inscrit au Registro Público de la Propiedad ; s'il modifie le règlement intérieur, il est protocolisé et enregistré auprès de la PROSOC (art. 31, fr. IX).

Quorum et votes : comment on les compte

C'est ici que le plus d'assemblées échouent. Le quorum dépend de la convocation à laquelle la réunion est ouverte (art. 32, fr. IV) :

La troisième convocation explique pourquoi ne pas aller à l'assemblée est la pire décision : avec dix voisins présents dans un immeuble de quarante lots, on peut voter des cotisations que vous paierez. Cela dit, la troisième convocation ne vaut pas pour tout : les sujets qui exigent des majorités spéciales (acte constitutif, règlement, dissolution du régime) requièrent toujours le pourcentage de la valeur totale fixé par la loi.

Le vote vaut ce que vaut votre indiviso

Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix égal au pourcentage d'indiviso que son lot représente dans la valeur totale de la copropriété selon l'acte constitutif (art. 31, fr. III). Dans un immeuble où le penthouse détient 6 % d'indiviso et un appartement d'une chambre 1,8 %, la voix du penthouse pèse plus de trois fois plus. C'est pourquoi, avant un vote important, il convient de cumuler les indivisos et pas seulement de compter les mains levées.

Si un seul propriétaire (typiquement le promoteur qui n'a pas tout vendu) détient plus de 50 % des voix, la loi rééquilibre : lorsque les autres sont présents, il faut en plus au moins la moitié des voix restantes pour que la décision soit valable (art. 31, fr. VII).

Les copropriétaires en impayés : voix consultative, mais pas de vote

La loi considère comme moroso (débiteur défaillant) celui qui doit deux cotisations ordinaires ou plus ou une cotisation extraordinaire échue. À l'Assemblée générale, le moroso conserve la parole mais son droit de vote est suspendu et il ne compte pas pour le quorum d'ouverture ; il ne peut pas non plus être élu administrateur copropriétaire ni membre du Comité de Vigilancia (art. 34). L'exception : il vote lorsque l'assemblée est convoquée pour modifier l'acte constitutif, dissoudre le régime ou porter atteinte au droit de propriété sur l'immeuble, car sa propriété est alors en jeu.

Pour un vendeur, cela compte : si vous avez des cotisations impayées, vous perdez non seulement votre droit de vote, mais la dette est transmise à l'acheteur avec le lot (art. 28) et doit être réglée dans l'acte de vente. Mettez-vous à jour avant de publier votre appartement.

Erreurs qui invalident une assemblée et comment la contester

Si vous pensez qu'une décision a été mal prise, rassemblez des preuves : copie de la convocation (photo datée), feuille de présence et procès-verbal. Vous pouvez les demander à l'administrateur, qui est tenu de garder le registre des procès-verbaux à disposition. Vous avez alors deux voies à Mexico :

• Procuraduría Social (PROSOC) : elle propose conciliation et arbitrage dans les litiges de copropriété. C'est plus rapide et moins cher qu'un procès, et la PROSOC peut aussi convoquer une nouvelle assemblée si l'administrateur refuse.
• Voie judiciaire : une action civile pour demander la nullité de la décision. Elle se justifie lorsque les enjeux financiers sont importants (une cotisation extraordinaire de plusieurs millions, la vente d'une partie commune).

Avant de vous battre, essayez le plus simple : demander par écrit au Comité de Vigilancia de convoquer une nouvelle assemblée pour ratifier ou révoquer la décision dans les formes requises. Beaucoup de litiges se règlent ainsi.

Si votre copropriété n'est pas à Mexico

Il n'existe pas de loi fédérale sur les copropriétés. Chaque État réglemente le régime avec sa propre loi de propriété en condominio ou par des chapitres de son Code civil, et les chiffres changent : le délai de convocation, les pourcentages de quorum, la périodicité des assemblées ordinaires, qui enregistre le registre des procès-verbaux ou l'existence d'une procuraduría qui intervient.

Ce qui se répète presque partout dans le pays, c'est la structure : l'assemblée comme organe suprême, l'administrateur qui exécute, le comité de vigilancia qui contrôle, des votes liés à l'indiviso et des procès-verbaux comme preuve de ce qui a été décidé. Pour connaître les règles exactes de votre copropriété, vérifiez dans cet ordre :

1. La loi sur les copropriétés de votre État (ou le Code civil de l'État).
2. L'acte constitutif (escritura constitutiva) du régime, qui fixe les indivisos.
3. Le règlement intérieur, qui peut exiger un délai plus long ou des majorités plus élevées que la loi, mais pas moins de garanties.

Pourquoi lire les procès-verbaux avant d'acheter

Si vous vous apprêtez à acheter un appartement ou une maison dans un lotissement fermé, les derniers procès-verbaux d'assemblée en disent plus que n'importe quelle visite. Demandez au vendeur ceux des deux dernières années et cherchez :

• Les cotisations extraordinaires votées et restant à recouvrer : étanchéité, ascenseurs, renforcement structurel. C'est vous qui les paierez.
• Le niveau d'impayés et le solde du fonds de réserve. Une copropriété avec 30 % de morosos augmente les cotisations ou réduit l'entretien.
• Les litiges contre le promoteur, contre l'administrateur ou entre voisins.
• Les règles récentes sur les animaux de compagnie, le stationnement ou la location saisonnière qui affectent l'usage que vous comptez faire du lot. Si vous envisagez de louer à la nuit, lisez d'abord l'article sur la location courte durée en copropriété ; si vous avez un chien, celui sur le règlement de copropriété et les animaux de compagnie.
• La fréquence des assemblées et la participation : une copropriété qui se réunit et vote avec quorum est généralement mieux entretenue et conserve mieux sa valeur.

Si un vendeur ne peut pas ou ne veut pas vous montrer les procès-verbaux, voyez-y un signal d'alerte. Dans notre guide pour acheter une maison en copropriété, vous trouverez la liste complète des documents à vérifier, et dans condominios à vendre et à louer ou appartements, vous pouvez comparer les offres. Si vous êtes déjà propriétaire et voulez savoir combien pèse une bonne administration dans le prix de votre lot, commencez par une évaluation de votre bien.

Questions fréquentes

À quelle fréquence doit-on tenir une assemblée de copropriétaires ?

À Mexico, la loi exige des assemblées générales ordinaires tous les trois mois pour rendre compte de l'état de l'administration. Les extraordinaires sont convoquées en cas d'affaire urgente ou de sujet de fond, comme la modification du règlement ou de nouveaux travaux. Dans les autres États, la périodicité est fixée par leur loi locale et le règlement intérieur.

Quel quorum faut-il pour une assemblée de copropriétaires ?

À Mexico, en première convocation, il faut la présence de 75 % des copropriétaires ; en deuxième, la majorité simple de l'ensemble ; et en troisième, l'assemblée siège avec les personnes présentes et décide à la majorité des présents. Trente minutes doivent s'écouler entre chaque convocation.

Un copropriétaire en impayés peut-il voter en assemblée ?

À Mexico, le moroso conserve son droit de parole mais son droit de vote est suspendu et il ne compte pas pour le quorum, sauf dans les assemblées visant à modifier l'acte constitutif, dissoudre le régime ou porter atteinte au droit de propriété sur l'immeuble. Est considéré comme moroso celui qui doit deux cotisations ordinaires ou une extraordinaire.

Puis-je envoyer quelqu'un avec une procuration à l'assemblée ?

Oui, si le règlement intérieur l'autorise, avec une procuration simple (carta poder). À Mexico, une même personne ne peut représenter plus de deux copropriétaires et l'administrateur ne peut jamais représenter un copropriétaire à l'Assemblée générale.

Que faire si l'assemblée a voté quelque chose sans respecter le règlement ?

Rassemblez la convocation, la feuille de présence et le procès-verbal, puis demandez par écrit une nouvelle assemblée pour révoquer ou ratifier la décision. Si la situation n'est pas corrigée, à Mexico vous pouvez saisir la Procuraduría Social pour une conciliation ou un arbitrage, ou demander la nullité de la décision devant un juge civil.