Poursuivre l'administration de sa copropriété : voies et étapes

Peut-on poursuivre l'administration d'une copropriété ? Oui, et un procès n'est pas toujours nécessaire. Si vous voulez poursuivre l'administration de votre condominio parce qu'elle ne rend pas de comptes, facture ce qu'elle ne devrait pas, ne remet pas les documents ou a fait disparaître de l'argent, vous disposez de quatre voies, utilisables séparément ou en escalier : la plainte devant la Procuraduría Social (conciliation et arbitrage, à Mexico), la procédure de sanctions de cette même procuraduría, le procès civil pour reddition de comptes et dommages, et la plainte pénale si de l'argent reste introuvable. Avant toute démarche, il vous faut deux choses : avoir tenté de régler le problème par écrit avec l'administration ou le Comité de Vigilancia, et un dossier de preuves. Ce guide prend pour référence la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal (en vigueur dans la CDMX, dernière réforme publiée le 4 août 2023) et vous indique quoi vérifier si votre copropriété se trouve dans un autre État.

Quand peut-on poursuivre l'administration

La loi n'exige pas que l'administrateur ait commis un délit pour que vous puissiez lui réclamer quelque chose. Il suffit qu'il manque à l'une de ses obligations, et la liste est longue : l'article 43 de la loi sur les copropriétés de la CDMX lui impose notamment de remettre chaque mois un état de compte visé par le Comité de Vigilancia (recettes et dépenses, charges impayées, soldes bancaires, dettes envers les fournisseurs et liste des mauvais payeurs), de délivrer un reçu pour chaque paiement, de tenir le registre des procès-verbaux dûment autorisé, de convoquer les assemblées, de s'enregistrer auprès de la Procuraduría et de délivrer le certificat d'absence de dette (constancia de no adeudo) dans un délai maximal de cinq jours ouvrables lorsque vous le demandez.

Voici les motifs qui aboutissent le plus souvent à une réclamation formelle :

• Absence de reddition de comptes : il ne remet pas d'états de compte ou ne permet pas de vérifier les justificatifs.
• Prélèvements indus : charges, amendes ou pénalités que l'assemblée n'a pas approuvées. Les intérêts de retard ne peuvent pas dépasser 9 % par an (art. 33, fraction V).
• Dépenses non autorisées ou contrats avec des prestataires que personne n'a votés.
• Rétention du certificat d'absence de dette, ce qui bloque une vente devant le notaire.
• Absence de remise en quittant ses fonctions : l'administration sortante dispose de sept jours calendaires pour remettre documents, registre des procès-verbaux, états de compte et biens à la nouvelle (art. 44).
• Argent manquant : le fonds de réserve de la copropriété n'existe pas ou les soldes ne correspondent pas à ce qui a été encaissé.

Si vous voulez simplement changer d'administrateur, inutile de poursuivre : l'assemblée peut le révoquer. Cette voie est expliquée dans comment destituer un administrateur de copropriété. Poursuivre sert à autre chose : l'obliger à s'exécuter, à restituer ou à réparer les dommages, qu'il soit encore en poste ou non.

Qui peut agir : vous seul ou la copropriété

Cette distinction détermine la voie à utiliser et qui signe.

Lorsque le préjudice est personnel

Si le problème vous touche personnellement (on vous facture une amende injustifiée, on ne vous remet pas votre certificat d'absence de dette, on ne vous donne pas votre état de compte), vous pouvez réclamer en votre nom propre. L'article 16 reconnaît à chaque copropriétaire le droit de saisir la Procuraduría en cas de violation de la loi ou du règlement intérieur, de demander des informations sur les fonds et de dénoncer des faits susceptibles de constituer un délit au préjudice de la copropriété. Pour déposer la plainte, vous devrez justifier de votre intérêt juridique, normalement avec votre acte de propriété (escritura) ou votre contrat (art. 64).

Lorsque le préjudice est collectif

Si le préjudice touche la copropriété (argent manquant, travaux non approuvés, fonds de réserve vide), le plus solide est que ce soit l'Assemblée Générale qui agisse. Parmi ses pouvoirs figure celui de charger le Comité de Vigilancia, ou la personne qu'elle désigne, d'agir devant la Procuraduría ou les autorités compétentes lorsque l'administrateur enfreint la loi (art. 33, fraction X), et d'ordonner un audit en cas d'incohérences dans les états financiers (fraction XIX). De plus, lorsque la qualité de l'administrateur est contestée en justice ou devant l'administration, le Comité de Vigilancia assume ses fonctions (art. 43, fraction XVII).

Le comité n'est pas un simple spectateur : s'il a eu connaissance d'omissions ou d'irrégularités de l'administrateur sans en avertir l'assemblée à temps, ses membres répondent solidairement entre eux et subsidiairement pour l'administrateur des dommages causés (art. 49, fraction XIII). Cela l'incite généralement à signer. Pour convoquer cette assemblée sans l'administrateur, consultez les règles dans comment fonctionne l'assemblée des copropriétaires.

Les quatre voies et laquelle choisir

La loi de la CDMX donne à la Procuraduría Social compétence pour les litiges entre copropriétaires et leur administrateur ou Comité de Vigilancia par trois voies : conciliation, arbitrage et procédure administrative d'application de sanctions (art. 63). Cela n'exclut pas les juges : l'article 1 précise que les bases de conciliation et d'arbitrage sont établies sans préjudice de la compétence d'autres autorités judiciaires ou administratives.

La règle pratique : si le problème est une question d'information ou de comportement, commencez par la PROSOC, rapide et qui n'exige pas d'avocat pour déposer la plainte. S'il s'agit d'argent, préparez en parallèle la voie civile et, si les chiffres révèlent un manque, la voie pénale. Un administrateur qui voit venir un audit et une plainte remet souvent tout avant même la première audience.

Pas à pas : plainte, conciliation et arbitrage devant la PROSOC

1. Tentez la médiation interne et laissez-en une trace écrite

Avant la conciliation, la loi exige de prouver que vous avez épuisé une procédure de médiation auprès de l'administrateur ou du comité concerné (art. 64). En pratique : une lettre avec accusé de réception, ou un courriel à l'adresse officielle de l'administration, indiquant ce que vous demandez, sur quel fondement et dans quel délai. S'il ne répond pas ou répond mal, ce document est votre clé d'entrée.

2. Déposez la réclamation

Votre écrit doit préciser les actes que vous contestez et pourquoi, ainsi que vos coordonnées et celles de la partie visée (art. 64). Joignez les preuves : reçus, états de compte, procès-verbaux, photos datées, la lettre de médiation. Si votre rédaction est maladroite, la Procuraduría peut vous demander de la clarifier, et dans toutes ses voies s'applique la suppléance de la plainte déficiente en faveur du copropriétaire (art. 63) : vous ne perdez pas pour un vice de forme.

3. Audience de conciliation

La Procuraduría notifie l'administration en joignant copie de votre réclamation et convoque les deux parties (art. 65). Attention à deux règles de l'article 66 : si vous ne vous présentez pas, la conciliation est considérée comme épuisée et vous perdez votre tour ; si l'administrateur ne se présente pas alors qu'il a été notifié, la Procuraduría peut lui infliger une amende de 50 à 100 fois l'Unidad de Cuenta de la Ciudad de México. En cas d'accord, une convention est signée.

4. Arbitrage à défaut d'accord

Lorsque les deux parties se sont présentées sans parvenir à se concilier, la Procuraduría soumet le conflit à l'arbitrage dans le même acte (art. 66). Un compromis d'arbitrage est signé et l'on choisit entre deux modalités (art. 67) :

• Amiable composition : la Procuraduría tranche « en conscience, selon la vérité connue et la bonne foi », sans incidents (art. 69). C'est celle qui s'applique si les parties ne s'accordent pas sur la modalité.
• Droit strict : le litige est tranché en stricte application de la loi. Sauf autres délais convenus, on dispose de cinq jours ouvrables pour présenter la demande et de cinq pour y répondre, d'une audience de preuves et de plaidoiries dans les sept jours suivants et d'une décision dans les sept jours encore suivants (art. 70).

La sentence arbitrale doit inclure la sanction et/ou la réparation du dommage (art. 68) et être exécutée dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de sa notification (art. 72). En cas d'inexécution, la Procuraduría sanctionne le manquement et vous oriente vers l'autorité devant laquelle la faire exécuter (art. 73).

5. Si la décision vous est défavorable

Contre les décisions de sanction de la Procuraduría, les personnes concernées peuvent choisir entre le recours de contestation (recurso de inconformidad) et l'action en nullité (juicio de nulidad) devant le tribunal administratif local (art. 89). Il en va de même pour l'administrateur sanctionné : veillez donc à ce que votre dossier résiste à un réexamen.

Procès civil et plainte pénale

Le procès civil : reddition de comptes et dommages

L'administrateur agit sur mandat de l'assemblée, et le Código Civil de la CDMX est clair avec celui qui gère les biens d'autrui : le mandataire doit rendre des comptes exacts de sa gestion conformément à la convention, quand on les lui demande et en tout cas à la fin du mandat (art. 2569), et remettre tout ce qu'il a reçu en vertu du pouvoir (art. 2570). S'il a outrepassé son mandat, il répond des dommages et intérêts et la copropriété décide de ratifier ou non ces opérations (art. 2565). Et quiconque cause un dommage à autrui par un acte illicite est tenu de le réparer (art. 1910).

Avec cela se construisent les actions types : reddition de comptes, restitution de sommes et paiement de dommages et intérêts. Si l'administrateur professionnel a fourni la caution (fianza) exigée par la loi (art. 38) pour la bonne exécution de sa mission et la gestion des fonds, la copropriété peut la réclamer à la compagnie de cautionnement ; il est donc utile de savoir dès maintenant si cette caution existe et est en vigueur. La nouvelle administration peut en outre engager les actions administratives, civiles ou pénales une fois écoulés les sept jours de remise sans que la sortante se soit exécutée (art. 44).

La plainte pénale : quand de l'argent manque

Le Código Penal de la CDMX punit comme abus de confiance celui qui, au préjudice d'autrui, dispose pour lui-même ou pour un tiers d'un bien meuble appartenant à autrui dont la détention, mais non la propriété, lui a été transmise (art. 227). Les charges que perçoit l'administrateur correspondent à cette description : elles appartiennent à la copropriété, il n'en est que le dépositaire. La peine augmente avec le montant ; pour les montants les plus élevés, elle va jusqu'à six à douze ans de prison. Selon la manière dont l'argent a été obtenu, la Fiscalía peut aussi retenir la qualification de fraude.

1. Décision d'assemblée autorisant le comité ou un représentant à porter plainte.
2. Audit ou, au minimum, un tableau comparant les charges encaissées aux dépôts et aux dépenses justifiées.
3. Justificatifs de paiement de plusieurs copropriétaires, relevés bancaires et procès-verbaux montrant ce qui a été approuvé.
4. La lettre de mise en demeure de remise et l'absence de réponse.

Combien cela coûte

La plainte devant la PROSOC ne requiert pas d'avocat. Le procès civil et la plainte pénale gagnent en revanche à être menés avec un avocat expérimenté en droit de la copropriété, dont les honoraires dépendent du dossier. Lorsque le litige concerne la copropriété et non un voisin, cette dépense est approuvée en assemblée ; si elle est financée par une charge extraordinaire, gardez à l'esprit le fonctionnement des charges de copropriété (cuota de mantenimiento) et le fait que cette charge s'impose aussi aux absents et à ceux qui ont voté contre (art. 32).

Si votre copropriété n'est pas dans la CDMX

Les articles que nous citons relèvent de la loi de la Ciudad de México et de ses codes. Chaque État régit le régime de propriété en copropriété par sa propre loi ou par des chapitres de son Código Civil, et tous ne disposent pas d'une procuraduría dotée de pouvoirs d'arbitrage. Ce qui se retrouve partout, c'est la logique : l'administrateur doit rendre des comptes, répond des dommages qu'il cause et commet un délit s'il dispose de l'argent.

Pour savoir de quelle voie vous disposez, vérifiez dans cet ordre : l'acte constitutif (escritura constitutiva) inscrit au Registro Público de la Propiedad, le règlement intérieur (beaucoup prévoient une commission de conciliation interne obligatoire), la loi sur les copropriétés de votre État et l'existence d'un centre de médiation du pouvoir judiciaire local avant le procès civil.

Et si vous êtes sur le point d'acheter, demandez avant de signer s'il existe des litiges en cours contre l'administration : un contentieux pour manque de fonds finit souvent en charges extraordinaires pour tous. Notre guide pour acheter une maison en copropriété contient la liste des documents à réclamer. Vous pouvez comparer des copropriétés à vendre et à louer ou chercher parmi les biens immobiliers à Ciudad de México, et calculer le coût de l'opération avec la calculatrice des frais d'escrituración. Si le conflit vous a décidé à partir, demandez à temps le certificat d'absence de dette et publiez votre bien.

Questions fréquentes

Puis-je poursuivre seul l'administration de la copropriété ?

Oui, si le préjudice vous touche personnellement, comme un prélèvement indu ou le refus de vous remettre votre certificat d'absence de dette. Vous devez justifier de votre intérêt juridique et avoir tenté au préalable la médiation avec l'administration. Si le préjudice concerne toute la copropriété, le plus solide est que l'assemblée charge le Comité de Vigilancia d'agir.

Ai-je besoin d'un avocat pour déposer une plainte devant la PROSOC ?

Non. La plainte en matière de copropriété peut être déposée par le copropriétaire lui-même, et la Procuraduría applique en sa faveur la suppléance de la plainte déficiente. Il est en revanche conseillé de vous faire accompagner avant de signer un compromis d'arbitrage en droit strict ou si vous engagez un procès civil ou pénal.

Que se passe-t-il si l'administrateur ne se présente pas à la conciliation ?

Dans la CDMX, s'il a été notifié en bonne et due forme et ne se présente pas, la Procuraduría peut lui infliger une amende de 50 à 100 fois l'Unidad de Cuenta de la Ciudad de México. Si c'est le copropriétaire à l'origine de la réclamation qui ne se présente pas, la conciliation est considérée comme épuisée.

Puis-je cesser de payer mes charges pendant que je poursuis l'administrateur ?

Ce n'est pas recommandé. Si vous cessez de payer, vous devenez mauvais payeur, vous perdez le droit de consulter les livres et de convoquer des assemblées, et l'administrateur peut vous réclamer des sommes à vous. Payez, conservez les reçus et réclamez par la voie formelle.

Est-ce un délit que l'administrateur garde les charges ?

Cela peut l'être. Le Código Penal de la CDMX sanctionne comme abus de confiance le fait de disposer pour soi d'un bien appartenant à autrui dont on a reçu la détention, et les charges sont de l'argent de la copropriété. La peine dépend du montant. Pour porter plainte, une décision d'assemblée et un audit montrant le manque sont recommandés.